Những cách đơn giản để lưu hồ sơ an toàn

Lưu hồ sơ là một bước quan trọng trong mỗi công ty, đặc biệt là những doanh nghiệp có lượng chứng từ cần lưu trữ lớn. Tuy nhiên, làm thế nào để lưu trữ chứng từ một cách vừa đơn giản vừa hiệu quả thì không phải là điều dễ dàng. Vậy những cách lưu trữ hồ sơ an toàn hiệu quả nhất hiện nay là gì? Hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm được chia sẻ dưới đây.

Có những phương tiện lưu trữ hồ sơ nào?

Lưu trữ hồ sơ là công tác rất cần thiết giúp mỗi doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí mua sắm nhiều thiết bị. Không chỉ vậy, lưu chứng từ còn giúp cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời khiến công việc được xử lý một cách nhanh gọn và hiệu quả hơn. Hiện nay, có 2 phương tiện lưu trữ chứng từ chủ yếu là giấy và phương tiện điện tử.

Hồ sơ giấy

Với phương tiện lưu trữ hồ sơ bằng giấy, các công ty sử dụng tủ kệ để chứa hồ sơ. Một trong số những loại tủ được ưa chuộng nhất hiện nay chính là tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở, tủ kệ di động, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp… Ngoài ra, để phục vụ cho công tác lưu hồ sơ bằng phương tiện giấy còn cần các thiết bị bổ trợ như nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ và bìa kẹp ‘out’…

Với phương tiện điện tử, việc lưu trữ hồ sơ trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể lưu trữ chứng từ trực tiếp vào đĩa cứng, USB hay chụp vi phim… hoặc trong các ổ đĩa ở máy tính làm việc ở văn phòng hoặc máy tính cá nhân.

Các cách lưu chứng từ, hồ sơ đơn giản an toàn là gì?

Những phương pháp lưu hồ sơ sao cho hiệu quả và an toàn là thắc mắc chung của hầu hết giới làm văn phòng. Bởi vì lưu trữ chứng từ đúng cách khiến bạn không cần phải đau đầu khi tìm kiếm hay sắp xếp bất kỳ một loại hồ sơ nào. Vậy những cách lưu trữ hồ sơ khoa học nhất hiện nay là gì?

Lữu trữ hồ sơ theo vần và mẫu tự

Lưu chứng từ theo vần và mẫu tự sử dụng cho hồ sơ tên, hồ sơ theo chủ đề và hồ sơ theo địa danh. Đây là một phương pháp lưu trữ được áp dụng khá phổ biến và mang lại hiệu quả cao hiện nay.

Khi sử dụng cho hồ sơ tên, nếu là hồ sơ cá nhân, bạn nên bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào một bìa kẹp hồ sơ tên với cấu trúc bên ngoài ghi tên và bên trong sắp xếp tư liệu theo ngày tháng từ gần đến xa. Với hồ sơ hỗn hợp, cách lưu trữ là sắp xếp tư liệu theo vần tự để dễ tìm kiếm. Với những hồ sơ cùng một tên, bạn hãy lưu theo từng giai đoạn nếu có phát sinh liên tục. Cuối cùng là các hồ sơ khác nhau nhưng cùng tên, với loại này, cách tốt nhất là đặt mã phụ sau tên để phân biệt.

luuhoso

Với những hồ sơ theo chủ đề, bạn cần lưu ý không dùng chủ đề chung chung và sử dụng tiêu đề cũng như phụ đề cho hồ sơ để không gây khó khăn khi tìm kiếm. Lưu trữ hồ sơ địa danh thì cần thiết lập danh mục địa danh giống như một chủ đề.

Lưu trữ hồ sơ theo mã số

Hệ thống lưu chứng từ (http://luuhoso.com/meo-luu-tru-ho-chung-tu-mot-cach-khoa-hoc.html) theo mã số thường sử dụng kết hợp giữa cả chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó. Với phương pháp này bạn lưu ý sử dụng các số tự nhiên để lưu trữ và hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần. Đây được xem là một phương pháp lưu khá đơn giản và dễ dàng.

Leave a Comment